| Schon 10 Jahre: ePOCA und die PKSPF! |
|
|
Die Pensionskasse des Staatspersonals Freiburg (PKSPF) ist eine öffentlich rechtliche Institution. Ihr
Ziel ist es, die Leistungserbringung im Falle der Altervorsorge, der Invalidität und des Todesfalls zu
gewährleisten. Am Ende des Jahres 2009 zählte die Pensionskasse ungefähr 16‘142 Versicherte und
3‘851 Rentner und hatte bzgl. der Aktiven einen Bilanzwert von 2‘651 Millionen, wobei ungefähr 1.7
Milliarden in Wertschriften investiert waren.
Für die Bewirtschaftung der Titel wurden Mandate an
verschiedene Banken erteilt. Einen Teil der Titel wird
aktiv bewirtschaftet. Bis 1999 wurde die
Wertschriftenbuchhaltung und die Herstellung des
Investmentreportings extern vergeben. Das Resultat
dieses Outsourcings war allerdings wenig transparent.
Eine vortreffliche Wahl
Die PKSPF untersuchte die Möglichkeit, die
Wertschriftenbuchhaltung und das Investmentreporting
zu reintegrieren und nahm dazu eine Evaluation der auf
dem Markt erhältlichen Softwareprodukte vor. Die
Untersuchung zeigte, dass eine interne Lösung viel
kostengünstiger kam und als Softwareprodukt wurde
ePOCA gewählt. Dank dem grossen Know How von Herrn
Baeriswyl, verantwortlich für die Wertschriften-
buchhaltung der PKSPF, konnte ePOCA sehr rasch und
ohne Schwierigkeiten eingeführt werden. Der Buchhaltungsabschluss im Jahre 2000 konnte zur
grossen Zufriedenheit aller Beteiligten bereits mit ePOCA erfolgreich ausgeführt werden,
insbesondere die Revisoren akzeptierten den Abschluss ohne jeglichen Vorbehalt. Dank der weiten
Voraussicht der PKSPF, welche ihre Wertschriften immer schon nach Marktwert bewertete, gelang
später die Einführung von FER 26 mit einem Minimum an Aufwand und ohne Unterbruch.
Ein präzises und effizientes Arbeiten
Die tägliche Arbeit beginnt mit dem Import der
Wechselkurse des Vortages aus Telekurs, damit wird eine
nachträgliche langweilige Sucherei vermieden. ePOCA nutzt
diese Kurse um die Transaktionen in Fremdwährung
automatisch zu vervollständigen, was eine substanzielle
Zeitersparnis bedeutet. Danach erfolgt die Erfassung der
Bankbelege, im Mittel sind das 25 Belege pro Tag, in
seltenen Fällen können es bis 200 Belege pro Tag sein. Diese
Arbeiten dauern mit ePOCA maximal eineinhalb Stunden pro Tag ! Des weiteren müssen jederzeit
Fragen der Führungsorgane rasch beantwortet werden wie z.B. „Wieviele von einer bestimmten
Aktie A haben wir, in welchem Portfolio und zu welchem Einstandswert?“
Jeden Monat wird ein Zwischenabschluss vorgenommen. Die Arbeiten
dazu beginnen mit dem Import der Wertpapierkurse von Telekurs.
Danach werden alle Portfolios kontrolliert und exakt abgestimmt
(Kontosaldi, Menge der Wertschriften, Marktwert und Marchzinsen).
Der eigentliche Abschluss dauert genau genommen nur wenige
Minuten für die Zinsabgrenzung, die Wertberichtigung nach Marktwert
und die Stornierung der Wertberichtigung auf Anfang des nächsten
Monates. Danach werden die Resultate der Wertschriftenbuchhaltung
elektronisch in die Finanzbuchhaltung geliefert, welche ebenso die Immobilien- und
Versichertenbuchhaltung integriert. Am Schluss werden die Bilanz der Wertschriften- und der
Finanzbuchhaltung zur absoluten Sicherheit nochmals verglichen. Die Dokumente für die Revision
werden vorbereitet und abgelegt. Abschliessend werden die Performance und die Composite
Benchmarks berechnet. Der ganze Abschlussprozess inklusive Reporting spielt sich während der
ersten drei Arbeitstage im neuen Monat ab. Der Jahresabschluss verläuft genau gleich wie ein
Monatsabschluss, der Hauptunterschied besteht darin, dass die Marktwertberichtigung der
Wertpapiere im nächsten Monat nicht storniert wird.
Ein Reporting mit Qualität
Das Investment Reporting wird ohne zusätzliche Kosten direkt aus den Buchhaltungsdaten
produziert, d.h. mit einer perfekten Qualität und Zuverlässigkeit und ohne Diskrepanzen zur
Buchführung. Ein Highlight des Investment Reportings ist das sog. „Cockpit“, welches die
Performance der Anlagekategorien ausweist, aber nicht nur auf der Ebene des Gesamtvermögens
sondern auch auf der Ebene der verschiedenen Mandate, was eine optimale Kontrolle der beteiligten
Vermögensverwalter ermöglicht. Diese Reports werden regelmässig zur vollen Zufriedenheit der
Beteiligten insbesondere auch des Stiftungsrates erstellt.
Ein Programm zur Empfehlung
Nach mehr als 10 Jahren Einsatz von ePOCA, hat die PKSPF eine spektakuläre Reduktion der Kosten
für die Wertschriftenbuchhaltung und das Investment Reporting festgestellt. Zusätzlich sind
sämtliche Resultate viel schneller verfügbar und die Revision der Buchführung vollzieht sich praktisch
ohne Unterbruch der laufenden Arbeiten der PKSPF.
Auf Grund dieser Tatsache , hat die PKSPF ein grosses Vertrauen in ePOCA und hat es wiederholt
empfohlen und auch bereits einige Male an Interessenten präsentiert
|
|
