| ePOCA et la CPPEF: 10 ans déjà! |
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La CPPEF est une institution de prévoyance de droit public pourvue d'une administration séparée de
celle de l'Etat. Son but est d'assurer des prestations en cas de retraite, d'invalidité et de décès. A fin
de l'année 2009 la CPPEF comptait environ 16'142 personnes assurées et 3'851 rentiers et disposait
d’actifs au bilan d’une valeur de 2'651 millions, dont environ 1.7 milliards investis en titres.
Les titres sont gérés sous forme de mandats donnés à
des banques et une partie de la fortune est gérée
activement. Jusqu’en 1999 la comptabilité des titres et
le rapport d’investissement étaient externalisés. Le
résultat de cet outsourcing était toutefois peu
transparent.
Un choix avantageux
La CPPEF a donc décidé d’examiner la possibilité de
réintégrer la comptabilité des titres et le reporting et
procédé à une évaluation des logiciels disponibles sur le
marché. Le résultat fut que la solution interne était bien
moins coûteuse et le choix du logiciel s’est porté sur
ePOCA. Grâce au savoir-faire de M. Baeriswyl,
responsable de la comptabilité à la CPPEF, la mise en
œuvre d’ePOCA s’est effectuée rapidement et sans
difficulté. Le bouclement 2000 s’est donc effectué avec
ePOCA, à la satisfaction générale et surtout celle des
réviseurs qui ont ainsi pu accepter les comptes sans aucune réserve. Grâce à la clairvoyance de la
CPPEF qui a toujours évalué ses titres à la valeur de marché, le passage à RPC 26 s’est effectué avec
un minimum de travail et sans accroc.
Un travail précis et efficace
Le travail au quotidien commence par l’import des cours de
change de la veille depuis Telekurs, afin d’éviter les
recherches ultérieures fastidieuses. En effet ePOCA utilise
ces cours pour compléter automatiquement les transactions
en monnaie étrangère, d’où une économie substantielle de
temps. Puis vient la saisie des pièces bancaires, en moyenne
25 avec des pointes (rares) de 200, ce qui représente une
charge de travail maximale d’une heure trente ! De plus, il
faut pouvoir répondre rapidement aux questions des
organes dirigeants telles que "Combien avons-nous d'actions A, dans quels portefeuilles et à quels
prix de revient?".
Un bouclement intermédiaire est effectué tous les mois. Il débute avec
l’import des cours de fin de mois depuis Telekurs. Suit une réconciliation
de tous les portefeuilles (quantité des titres, soldes de compte, valeurs
de marché et intérêts courus). Le bouclement à proprement parler
s’effectue alors en quelques minutes, avec délimitation d’intérêts,
évaluation à la valeur de marché et extourne au début du mois suivant.
Les résultats de la comptabilité des titres sont alors transférés
électroniquement vers la comptabilité financière, qui regroupe également la comptabilité des
immeubles et celles des assurés. Le bilan des titres de la comptabilité financière et celui d’ePOCA
sont alors comparés, pour une sécurité absolue. Les documents de révision sont alors préparés et
classés. Finalement le calcul de la performance et des benchmarks composites pour le mois bouclé
est effectué. Tout le processus de bouclement et de reporting s’effectue durant les trois premiers
jours ouvrables du mois. Le bouclement de fin d’année ne diffère pour ainsi dire pas des
bouclements mensuels, la différence principale étant que les ajustements de valeur ne sont pas
extournés.
Un reporting de qualité
Ainsi le rapport d’investissement se produit sans coûts supplémentaires, directement à partir des
données comptables, c’est-à-dire avec une qualité et une fiabilité totale et sans contradiction avec le
rapport comptable. Une des particularités du rapport d’investissement est le « tableau de bord »,
donnant la performance des différentes classes d’actifs, non seulement au niveau de l’investissement
global, mais encore au niveau des différents mandats, assurant un contrôle optimal des
gestionnaires. Le rapport ainsi produit donne entière satisfaction aux parties prenantes, en
particulier au conseil de fondation.
Un programme à recommander
Après plus de dix ans d’utilisation d’ePOCA, la CPPEF a pu constater une réduction spectaculaire des
coûts de la comptabilité des titres et du rapport d’investissement. De plus les résultats
correspondants sont disponibles beaucoup plus rapidement et la révision des comptes s’effectue
pratiquement sans interruption de travail de la part de la CPPEF.
De ce fait, la CPPEF accorde une grande confiance à ePOCA et l’a déjà recommandé et même
présenté à plusieurs reprises à des utilisateurs potentiels.
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